Releasenote Januari 2023
Functie
Algemeen Youtube
In en uit pauze acties worden nu als systeem actie gezien waardoor deze verborgen worden indien er gekozen wordt om geen systeem acties te tonen, dit maakt het scherm met contactregistraties een stuk overzichtelijker
Mailkoppeling Youtube
  • Vanaf 1 januari 2023 maken gebruik van OAuth  2.0 authenticatie voor het koppelen van Office 365 mailboxen in Incassotool. OAuth 2.0 is een standaard voor het autoriseren van toegang tot beveiligde hulpprogramma’s en diensten, zoals Office 365. Met deze autorisatie maken we het platform weer een stuk veiliger doordat wij niet meer werken met inloggegevens van gebruikers om mailboxen te koppelen. 
Releasenote December 2022
Functie
Algemeen Youtube
  • 2FA inloggen met Microsoft + Google Authenticator voor medewerkers van administraties in Incassotool en incassopartijen
  • 2FA inloggen met SMS voor medewerkers van administraties in Incassotool en incassopartijen
  • Incassotool kan vanuit het portaal berichten versturen naar alle gebruikers om deze op de hoogte te brengen van de laatste wijzigingen
  • Toesturen van het ww negeert de sandbox mode waardoor de gebruiker altijd zélf het ww ontvangt in plaats van het algemene sandbox email account
  • Bij het onboarden van een opdrachtgever is het mobiel nummer van de eerste gebruiker toegevoegd zodat deze ook direct met 2FA kan inloggen.
  • Export contactregistraties is toegevoegd voor administrators
  • Incassopartijen kunnen in het overzicht van opdrachtgevers verschil maken tussen actieve en inactieve opdrachtgevers
Mollie Youtube
  • Het aantal terugbetalingen dat aan debiteuren is gedaan wordt vanaf nu weergegeven in het informatie scherm van de debiteur bij overzicht acties. Dit wordt per kalenderjaar bijgehouden. Bij de mollie instellingen kan een worden opgegeven bij hoeveel jaarlijkse terugbetalingen dit getal rood wordt. Zo kan er door de administratie snel worden ingezien hoeveel terugbetalingen er aan een debiteur zijn gedaan.
Whatsapp 0.1
  • Vanaf nu kunt u Whatsapp-berichten (tekst/betaallink) versturen vanuit Incassotool! Bij de debiteur is een groen Whatsapp-icoontje toegevoegd in het overzicht van openstaande acties. Als dit icoon groen is, kunt u direct vanuit Incassotool een Whatsapp-bericht naar uw debiteur sturen. Deze berichten kunnen gemakkelijk met behulp van snelteksten worden opgemaakt, zodat u snel en efficiënt berichten kunt versturen. Ook kunt u een betaallink versturen via Whatsapp waarmee de openstaande facturen in één keer met Mollie kunnen worden betaald.
SMS
  • Een SMS heeft een veel hogere aandachtswaarde dan een email. Terwijl mensen vaak verschillende mailboxen hebben en emails gemakkelijk verdwijnen in de stroom van ontvangen berichten, is dit met SMS absoluut niet het geval. Daarom hebben we deze maand de mogelijkheid toegevoegd om een SMS-bericht te versturen met een link naar de aanmaning die ook per post of per email is verstuurd. Zo kunt u nu uw debiteur op bijna alle denkbare manieren van communicatie met Incassotool bereiken.
Belangrijke wijziging per 2 december 2022 : 2FA (Two Factor Authenticatie)
Algemeen Youtube

 

Per 1 december 2022 maken dienen gebruikers van Incassotool / Deelbetalingen.nl in te loggen met een 2FA methode.

Waarom 2FA?

Two-factor authenticatie (2FA) of ook wel genoemd Multi Factor Authenticatie (MFA) is een veilige manier van inloggen. De identiteit van u als gebruiker wordt bepaald door twee factoren. Je opent het digitale slot als het ware niet met één sleutel, maar met twee sleutels. Dit betekent dat u naast het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord een tweede factor nodig heeft.

Uw data opgeslagen in Incassotool is vertrouwelijken u wilt niet dat op enig moment deze kan worden ingezien door personen waarvan u niet wilt dat zij dit kunnen inzien. Door in te loggen met een beveiligingsmethode zoals 2FA wordt ongeauthoriseerde toegang bijna onmogelijk gemaakt.

Incassotool gebruikt twee methodes:

  • Authenticator app (Google – Microsoft)
  • SMS

U kunt zelf kiezen welke methode u het prettigst vind.

U kunt een speciale authenticatie-app (Google of Microsoft Authenticator op uw telefoon installeren. Bij het inloggen in Incassotool dient u de code over te nemen vanuit de app tijdens het inloggen. Bij inloggen via SMS krijgt u een code toegestuurd op uw mobiele telefoon.

 

Releasenote November 2022
Functie
Algemeen Youtube
  • Header en footer afbeeldingen bij het versturen van emails nemen nu de breedte van de afbeelding aan
  • Variabelen van een debiteur/factuur enz. kunnen nu ook in het email onderwerp worden gebruikt.
Betaalplan / Betalingsregelingen
  • Incassokosten over facturen in betaalplan kunnen afdrukken
  • Klant / debiteur kan met een knop in een email zelfstandig uitstel van een termijn aanvragen
  • Indien een gebruiker zelfstandig een betaalplan treft, dan wordt eerst de overeenkomst in een overzichtsscherm getoond. De gebruiker kan hier vervolgens akkoord gaan met de regeling of deze afbreken.
Mail koppeling
  • Interface koppelen emails laat bijlagen in een voorbeeldvenster zien
  • Uitbreiding zoekfuncties met factuur- en betaalplannummers
  • Performance verbeteringen zoeken debiteuren bij koppelen email
  • Er kan een sjabloon worden gekozen nadat een email is ontvangen met de mailkoppeling waardoor de debiteur in pauze wordt gezet
    De debiteur ontvangt na het koppelen van het bericht dat de email in behandeling is genomen.
Youtube
Huisstijl
  • Nieuwe afbeeldingen editor die het eenvoudiger maakt afbeeldingen te editen
    • Algemene afbeelding
    • Mail header
    • Mail footer
    • Logo
  • Colorpicker is vereenvoudigd, nu met mogelijkheid tot kleur van scherm te picken
  • Alle huisstijlitems in één menu punt verplaatst naar mijn bedrijf / instellingen / huisstijl.
Export betaalde facturen naar MT940
  • Bij het aanmaken van een MT940 bestand wordt er nu ook een pdf meegeleverd met een verslag van de opgenomen posten
  • Deelbetalingen in een betaalplan worden per factuur opgesplitst zodat in de boekhouding altijd de juiste factuur afgeboekt wordt
Releasenote Augustus 2022
Functie
Algemeen Youtube
  • Nieuwe opdrachtgevers kunnen zichzelf onboarden via deelbetalingen.nl
  • Meer defaults worden overgenomen bij het aanmaken van een nieuwe opdrachtgever
  • Menu punten voor versturen berichten en documenten zijn vervangen door pictogrammen in plaats van alleen tekst
  • Gebruiksvriendelijker maken versturen berichten; het versturen van email, brieven sms, laat alleen de layouts zien die voor de gekozen documentsoort toepasbaar zijn
  • Berichten kunnen vanuit de actielijst nu ook verstuurd worden als er geen facturen meer open staan
Betaalplan / Betalingsregelingen
  • In de wizard kan nu een bedrag worden gekozen voor het bepalen van het aantal termijnen
  • Facturen met een inactief betaalplan worden niet meer getoond bij het toewijzen van bankmutaties aan een debiteur
  • Variabele ondergrens van het factuurtotaal aangebracht bij het zichtbaar zijn van betaalplan sjabloon in portaal waar debiteur zelf een betaalplan kan kiezen
  • Variabelen voor een algoritme kunnen worden ingegeven zodat de leverancier zelf een minimum bedrag kan bepalen voor het minimaal (maand)termijn bedrag
Youtube
Huisstijl
  • Afbeeldingen kunnen als standaard worden opgenomen in sjablonen van de incassopartij, waarbij de afbeeldingen automatisch de inhoud van de afbeeldingen vanuit de huisstijl overnemen. Hierdoor wordt het aanmaken van een opdrachtgever door een incassopartij vereenvoudigd.
Helpfuncties
  • Video’s die aan schermen worden gekoppeld worden de eerste keer dat een gebruiker het scherm opent automatisch getoond. De gebruiker kan aanvinken dat de video gezien is waarna de video alleen nog maar wordt getoond zodra de gebruiker op het vraagteken klikt.
  • Chatfunctie met conversation24; we hebben voor online support nu ook een chatfunctie beschikbaar waarbij het mogelijk is te chatten met incassotool gebruikers en indien nodig zonder installatie van derden software het scherm te zien waarbij de gebruiker zich op dat moment bevind. Dit alleen met uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker van incassotool.
Releasenote Mei 2022
Functie
Bankenkoppeling Youtube
  • Automatisch koppelen bankmutaties aan facturen geoptimaliseerd.
  • Parameters voor zoekvelden toegevoegd.
  • Performance upgrade door gebruik te maken van Azure Functions.
  • Per opdrachtgever instellen of bankrekening incassopartij mag zoeken naar facturen opdrachtgever
  • Export naar financieel systeem geoptimaliseerd, facturen kunnen op factuurniveau in ERP/financieel systeem worden afgeboekt
  • Incassokosten worden nu ook afgeboekt met bankkoppeling
  • Meerdere bankrekeningen te koppelen per opdrachtgever
  • Rechten aangescherpt toevoegen / inzien bankrekeningen
  • Meer informatie van een bankboeking inzichtelijk gemaakt
  • Automatisch boeken per opdrachtgever geactiveerd
Opdrachtgevers scherm incassopartijen
  • Performance verbeteringen opstartscherm, dso en aantal openstaande acties verwijderd; deze informatie komt in Q3 2022 in de applicatie zelf met MS PowerBI microcharts
Youtube
Automatische postverzending
  • Indien een brief niet bezorgd kan worden ontstaat er een actie op de actielijst met een oorzaak waarom de post niet bezorgd kan worden.
Sjablonen
  • Variabelen van het postadres neemt automatisch vestigingsadres over indien postadres niet is ingevuld.
  • Vaste mollie sjabloon voor een betaalverzoek is komen te vervallen. Hiervoor kan nu zelf een sjabloon gemaakt en gekozen worden
Releasenote December 2021
Functie
Rapportage Youtube
  • Export naar excel kan gebruik maken van een sjabloon waardoor eigen rapportages kunnen worden gemaakt.
  • Export naar csv voor powerbi rapportages.
  • Van tm datum bij export gegevens om alleen relevante data te exporteren.
Sjablonen en workflows
  • Workflows kunnen binnen een opdrachtgever gekopieerd worden
  • Sjablonen kunnen binnen een opdrachtgever gekopieerd worden
  • Incassopartijen kunnen workflows naar een andere opdrachtgever kopiëren
  • Incassopartijen kunnen sjablonen naar een andere opdrachtgever kopiëren
Youtube
Automatische postverzending
  • Indien een brief niet bezorgd kan worden ontstaat er een actie op de actielijst met een oorzaak waarom de post niet bezorgd kan worden.
Releasenote Augustus 2021
Functie
Betaalplan Youtube
  • Termijnen van een betalingsregeling kunnen uitstellen
    Indien een debiteur verzoekt om een termijn in een betalingsregeling uit te stellen, kan eenvoudig een andere datum gekozen worden. Eventuele opvolgende termijnen kunnen dan ook automatisch een periode worden opgeschoven. Na aanpassen van de termijn kan bij het activeren van het vernieuwde betaalplan een overzicht worden verstuurd van de nieuwe termijndata met de (on)betaalde bedragen.
  • Maandelijks bedrag kunnen opgeven
    In de wizard kan nu gekozen worden om te kiezen voor een vast bedrag per maand, of een bepaald aantal termijnen op te geven bij een betaalplan.
    Met deze wijziging zijn er nu vier methoden om een betalingsregeling met een debiteur af te spreken.

    • Een wizard voor het opgeven van een vast bedrag per maand
    • Een wizard voor het zelf kiezen aantal perioden waarbij de bedragen per periode verdeeld worden
    • Flexibel op te geven aantal perioden en bedrag
    • Vooraf instelbaar aantal perioden. Een debiteur kan vanuit een email zelf een regeling aanvragen / starten
    • Uitstel van betaling aanvragen van een of meerdere facturen
  • Een niet actief betaalplan kan nu in één keer worden verwijderd
Youtube
Facturen
  • Debiteurenbeheerders kunnen nu ook de status van de facturen handmatig aanpassen.
PSD2 
  • Betalingen gedaan aan de incassopartij zijn real-time inzichtelijk!
  • De bankrekening van de incassopartij kan worden gekoppeld en deze kan de betalingen die binnenkomen op de derdengelden rekening automatisch toewijzen aan de facturen van de opdrachtgever.
  • De incassopartij kan een mt940 bestand aanmaken met de facturen van de opdrachtgever die betaald zijn waardoor de opdrachtgever zijn facturen in de financiële administratie eenvoudig kan afboeken. Het totaalbedrag is inzichtelijk zodat de opdrachtgever een specificatie heeft voor de tussentijdse afdracht en maakt één totaal bedrag voor alle facturen over.
  • De incassopartij kan een mt940 bestand aanleveren van de betaalde facturen zodat deze eenvoudig kunnen worden afgeboekt in de administratie
Releasenote Juli 2021
Functie
Youtube
Incassopartij sjablonen
  • Diverse functies toegevoegd om betalingen toe te staan zonder incassokosten.
    In afspraken tussen opdrachtgever en incassopartij kan worden overeengekomen dat de opdrachtgever de opeisbare incassokosten draagt (of een deel daarvan). Het is nu mogelijk om de debiteur via sjablonen (verstuurde brieven en emails dus) van de incassopartij de hoofdsom zonder incassokosten te tonen en in een betaallink op te nemen.
PSD2
  • Algoritme verfijningen toewijzen betalingen aan debiteur
Youtube
Openstaande acties debiteur
Vereenvoudigen van het van pauze halen, melding en keuze’s verfijnd.
Openstaande acties incassopartij
Vanuit de actielijst van de incassopartij, bestaat nu de mogelijkheid om als debiteurmedewerker, of als medewerker en uit naam van de van de incassopartij te reageren.
Releasenote Juni 2021
Functie
Youtube
PSD2
  • Algoritme toevoeging meerdere facturen aan betaling
    Significante verbetering van het algoritme betalingen toewijzen. Het algoritme zoekt nu ook meerdere facturen van één bankmutatie
Youtube
PSD2
  • Algoritme verbetering voor het zoeken naar de juiste factuur indien er bij een bankmutatie helemaal geen omschrijving gegeven is.
  • (Derden gelden) bankrekening van Incassopartij kan gekoppeld worden zodat betalingen bestemd voor opdrachtgevers op factuurniveau kunnen worden afgeletterd.
Releasenote April 2021
Functie
Youtube
Algemeen
  • Instructie video’s
    In elk scherm kan nu rechts bovenin een vraagteken komen te staan. Indien dit het geval is, kan er op het vraagteken worden geklikt en volgt er een video met een uitleg over het betreffende scherm.
Youtube
Actie per factuur
  • Facturen kunnen vanuit “Actie per factuur” nu ook de status incassokosten aangezegd krijgen. Incassokosten aangezegd is verplicht voordat incassokosten opeisbaar kunnen worden.
Releasenote Maart 2021
Functie
Gerechtelijk traject Youtube
  • Incassodossier terugtrekken
    Indien een dossier is overgedragen aan een incassopartij (gerechtsdeurwaarder, advocaat enz.) maar om één of andere reden dient te worden teruggehaald, dan kan deze nu teruggetrokken worden. Het dossier krijgt de passende status “Teruggetrokken”. Dit wordt zowel naar de opdrachtgever als incassopartij per email bevestigd.
Algemeen Youtube
  • Workflow voor het laatst succesvol afgerond
    In het overzicht met administraties/opdrachtgevers staat nu ook hoelang het geleden is dat een workflow succesvol is beëindigd. Staat een workflow op pauze, of loopt deze niet juist op schema is dit nu met één oogopslag te zien. De administratie waarvan de workflow het langst niet succesvol beeindigd is staat als eerste in de rij.
Workflow Youtube
Betaalplan door debiteur zelf in te stellen
  • In een email (voor bijvoorbeeld een aanmaning) kan nu ook een button worden opgenomen, waarbij de debiteur zelf een betaalplan online kan ingeven die direct actief is. Ideaal in deze coronacrisis. De klant hoeft niet zelf het gesprek aan te gaan om een betalingsregeling te verzoeken, maar kan deze zelf instellen. Geen zogeheten walk-of-shame dus.  Althans, wanneer u zelf in de sjablonen deze functie toepast. U kunt zelf aangeven middels een code welke betaalplan sjablonen u beschikbaar stelt. Eventueel kan de debiteur zelf een keuze maken uit de verschillende betaalplannen die u beschikbaar heeft gesteld. Zo biedt u uw debiteuren de mogelijkheid om aan hun verplichtingen te voldoen zonder dat het u extra administratie werkzaamheden kost. Indien een debiteur een betaalplan heeft ingesteld ontvang u vanzelfsprekend een bericht hierover. Incassotool handelt dit namelijk slim voor u af en bewaakt de regeling.
  • Indien u geen email adres hebt van een debiteur, of u stuurt ook herinneringen per brief naar uw debiteuren (hogere attentiewaarde), is ook mogelijk voor de debiteur met een QR code een regeling te starten.
  • Het is voor een debiteur mogelijk om zelf in de applicatie uitstel van betaling aan te vragen. Met een maximum van 2 maanden
Releasenote Februari 2021
Functie
Sjablonen Youtube
  • Herstructureren variabelen
    De variabelen voor een layout zijn op alfabetische volgorde gezet zodat de gebruiksvriendelijkheid is toegenomen om sjablonen te wijzigen.
  • Variabelen toegevoegd welke te maken hebben met de opvolging van incassokosten
Email koppeling Youtube
  • Email nog eenvoudiger te koppelen
    Wanneer er een email ontvangen is, en deze heeft betrekking op één of meerdere debiteuren die aan het debiteurendossier gekoppeld moet worden, dan kan is deze nu nog eenvoudiger te koppelen.
    Indien een emailadres voorkomt bij meerdere debiteuren, dan kan er nu één óf meerdere debiteuren gekozen worden. De email kan dan ook tegelijkertijd bij meer debiteuren worden opgeslagen.
  • Bij het koppelen van een email kan nu een keuze worden gemaakt om de email alleen te registreren, of er ook direct een actie van te maken.
  • Het is nu ook mogelijk om afbeeldingen te kopieren en te plakken met ctrl-c / ctrl-v in een contactregistratie. Hierdoor wordt het stukken eenvoudiger om informatie aan toe te voegen aan het debiteurendossier.

I am text block. Click edit button to change this text. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.