Betaalplan - Incassotool

De regelingenbot van Incassotool

Uw klant betaalt niet, ondanks herinneringen. U wilt uiteraard betaald worden, maar tegelijkertijd de relatie met de klant niet onnodig onder druk zetten. U bent bereid uw klanten ruimte te bieden door ze in termijnen te laten betalen. Zonder software die erin voorziet dit goed te handelen is een betalingsregeling een arbeidsintensieve klus en maakt dit al snel niet rendabel.

Het in termijnen laten betalen van facturen vraagt om een strak georganiseerd debiteurenproces. U moet immers benaderen, reageren, bevestigen en bewaken. En uiteraard veel meer betalingen verwerken.

Het niet kunnen treffen van een betalingsregeling heeft in de meeste gevallen het gevolg dat een vordering uit handen wordt gegeven. Hierdoor komt de klantrelatie onder druk en de kans is groot dat deze onherstelbaar beschadigd wordt. U echter wilt vanzelfsprekend wel dat de facturen betaald worden.

Onderzoek wijst uit dat het behouden van klanten beloond wordt met betere resultaten. Bovendien kost het werven van nieuwe klanten vele malen meer dan het behouden ervan. Zoek daarom altijd naar mogelijkheden om klanten te behouden. Ruimte geven aan uw klanten door ze toe te staan om in termijnen te betalen is zo’n mogelijkheid.

Hoe werkt het?

1. Ga na welke debiteuren voor een betaalplan bij u in aanmerking komen en spreek af in hoeveel termijnen de facturen betaald kunnen worden.

In de meeste gevallen zal het geen onwil zijn dat een debiteur niet kan betalen, maar gaat het gewoon even niet. Wanneer je pro-actief debiteuren benadert en een voorstel doet hoe je tot een oplossing kan komen, wordt er vaak goodwill gekweekt. Blijven communiceren met de klant zorgt voor begrip aan beide zijden en zorgt ervoor dat situaties niet escaleren.

2. Voeg de klant en facturen op in Incassotool

Maak de klant aan in incassotool en registreer de facturen in Incassotool. Voeg eventueel de pdf facturen toe zodat u een compleet dossier hebt. Zorg dat de juiste naw gegevens in het systeem bekend zijn zodat we degene die over de betalingen gaat op de juiste manier kunnen helpen herinneren dat er een termijn voldaan moet worden.

3. Maak het betaalplan aan

Selecteer één van de sjablonen van een betaalplan of maak een betaalplan aan met verschillende termijnen. Geen enkele klant is hetzelfde dus wellicht dat bij de ene klant maatwerk nodig is. Voor u maakt het echter allemaal niet uit want Incassotool doet voor u het werk totdat het betaalplan volledig is nagekomen.

Wat dient u zelf nog te doen?

Het enige wat u nog hoeft te doen is het registreren van de betalingen (niet meer nodig indien u over de bankenkoppeling beschikt*).

Indien uw klant gebruik maakt van de iDEAL betalingen via mollie houdt het systeem zelf bij of een termijn voldaan is. Indien uw klant echter via een reguliere bankoverschrijving of incasso de termijn betaald heeft, dient u zelf even de termijn als betaald in te geven. Dit vergt niet meer dan een aantal toetsaanslagen.

Wat kost het?

Dek zelf uw kosten voor het gebruik van de tool

Het gebruik van betaalplannen hoeft u niets te kosten. Binnen de functie van het betaalplan is namelijk meegenomen dat u voor het maken van een betaalplan administratie of incassokosten in rekening kunt brengen. U kunt dus voor het afspreken van een betaalplan een bedrag in opnemen in het plan welke evenredig wordt verdeeld over de termijnen.

U bepaalt dus in samenspraak met uw klant of hij bereid is een klein deel van de schade te dekken die u heeft door het uitstel van de betaling. Zo kunt u dus bijvoorbeel voor een betaalplan van 6 maandelijkse termijnen €25,00 administratiekosten in rekening brengen. Per getroffen betaalplan maakt u dus een dekking voor de (administratie)kosten en / of de rentederving die u heeft.

U bent vrij om een bedrag aan kosten hieraan te hangen, als dit maar overeenkomst met de wet incassokosten en het maximale bedrag hieraan niet overschrijd.

Incassotool rekent u € 1,50 per termijn. Dit is inclusief maximaal 3 sms berichten per termijn.

Indien u dus de juiste voorwaarden afspreekt voor een betaalplan wordt u volledig gedekt in de administratieve werkzaamheden en kosten van om uw klanten te helpen bij het nakomen van hun verplichtingen.

Ja ik wil de regelingenbot uitproberen

De voordelen van de regelingenbot

U helpt actief uw klant moeilijke tijden door te komen

Klanten die door de (corona)crisis hun facturen niet meer (geheel) kunnen betalen, krijgen verlichting van lastendruk door het toestaan van betalen in termijnen.

Uw relatie met de klant wordt sterker

Doordat u pro-actief meedenkt met uw klant zal de waardering voor u als leverancier alleen maar stijgen. U helpt immers uw klant en dat zal in de regel niet worden vergeten. Hierdoor wordt uw klantrelatie sterker en zal dit een hogere waardering voor u opleveren.

Nieuwe dienstverlening voor uw klanten

Het treffen van betaalplannen en betalingsregelingen zorgt ervoor dat klanten ook in de toekomst hiervan gebruik kunnen maken. Komt het een klant niet uit om een factuur in één keer te betalen, dan treft u ook na de coronacrisis eenvoudig een regeling.

Opvolging van de termijnen geheel in uw eigen huisstijl

De opvolging van de termijnen is volledig in de look-and-feel van uw eigen huisstijl. U voegt uw logo's en huisstijl kleuren toe aan de applicatie en alle communicatie verloopt op de manier waar uw klant bekend mee is.

Er zit schot in betaling van uw openstaande facturen

Doordat u deelbetalingen toestaat zonder dat het bijhouden hiervan u veel werkzaamheden kost, brengt u daarmee uw risico's naar beneden dat u uw facturen moet afschrijven. Tevens ontstaat er een verbeterde cashflow

Administratieve lasten worden verlaagd

Een betaalplan wordt actief door de software van Incassotool opgevolgd door de slimme geautomatiseerde handelingen. Het systeem is super gebruiksvriendelijk bij het treffen van regelingen en de software doet voor u de rest. Zo is uw klant blij zonder dat dit extra werkzaamheden met zich meebrengt.

Dekking te lijden schade door wanbetaling

Aangezien kosten voor het treffen van een regeling kunnen worden opgenomen, dekt u zich in voor de kosten die u maakt. Indien u het treffen van betaalplan op een juiste manier inzet ontstaat er een buffer waarmee kosten voor wanbetaling worden ruimschoots worden gedekt.

Onder meer deze bedrijven profiteren van Incassotool:

Aan de slag met Incassotool

Ontdek onze abonnementsmodellen en bepaal de beste oplossing voor uw organisatie.

Plan een demo